Vage feedback van je leidinggevende

Na je eerste maand op een nieuwe afdeling stuurt je leidinggevende Karin een kort bericht. "Je doet het goed, maar je mag wat proactiever zijn." Verder staat er niets. Je leest het drie keer. Misschien gaat het over het overleg van dinsdag, waar je weinig zei, of over de klant die je pas na twee dagen terugbelde. Of moet je meer zelf beslissen zonder het eerst te vragen. Je weet het niet.

Zulke feedback komt vaak voor, en meestal heeft de leidinggevende wel degelijk een moment in gedachten. Het staat alleen niet in de zin. Wie dan gaat gokken, verandert misschien iets wat prima was, en het punt waar het om ging blijft liggen. Hieronder staat wat je terugvraagt, in welke volgorde, en hoe je dat doet zonder dat het klinkt als tegenspraak.

Waarom gokken meestal een tweede ronde oplevert

Bij vage feedback heb je drie snelle reacties tot je beschikking. Je kunt het meteen anders gaan doen, op de manier die jij denkt dat bedoeld is. Je kunt uitleggen waarom het zo ging. Of je laat het rusten en hoopt dat het overwaait. Alle drie slaan de vraag over wat de ander eigenlijk zag.

Gok je, dan is de kans groot dat je iets anders verandert dan bedoeld. Karin ziet daarna geen verschil op het punt dat zij in gedachten had, en de feedback komt terug, dit keer met meer nadruk. Verdedig je, dan hoort zij dat je het er niet mee eens bent, terwijl je nog niet weet waarmee. Laat je het rusten, dan staat het bij het volgende gesprek alsnog op de lijst.

Vijf vragen in deze volgorde

1. Bedank kort. "Dank je dat je het zegt." Dat laat horen dat het is aangekomen, ook als je nog niet weet of je het ermee eens bent.
2. Vraag om een voorbeeld. "Bij welk moment dacht je dat?" Eén voorbeeld maakt van een algemene indruk iets wat je kunt nagaan, en vaak blijkt het om één klus te gaan.
3. Vraag wat er anders had gemoeten. "Wat had je daar van mij verwacht?" Dan hoor je wat de ander voor zich ziet, en hoef je het niet zelf te bedenken.
4. Vraag hoe je merkt dat het goed genoeg is. Bij een stuk tekst gaat het om de lezer en de lengte, bij gedrag om een moment of een gewoonte. "Is het goed als ik klanten binnen een dag terugbel?"
5. Vat samen in één zin. "Dus bij een vraag van een klant bel ik binnen een dag terug, ook als ik het antwoord nog niet heb." Klopt dat, dan hebben jullie een afspraak.

Je hoeft ze niet alle vijf te stellen. Geeft het voorbeeld al antwoord op wat er anders moet, ga dan meteen naar de samenvatting.

Per mail of in een gesprek

Komt de feedback per mail of chat, antwoord dan ook kort en met één of twee vragen. Een lange mail met uitleg leest als verdediging. Twee vragen en een voorstel om het even te bespreken leest als iemand die het goed wil doen. Gaat het om iets wat je raakt, zoals hoe je overkomt, vraag dan om een kort gesprek. Over toon en indruk praat je makkelijker dan je erover schrijft.

Let op de toon van je vraag. "Wat bedoel je daar nu weer mee" en "bij welk moment zag je dat" vragen hetzelfde, en het eerste klinkt als een verwijt. Begin met het woord welk of wanneer, dan gaat de vraag vanzelf over een moment.

Als er weinig tijd is

Soms komt vage feedback vlak voor een deadline. "Je stuk voor de klant mag nog wat beter", om vier uur, terwijl het om vijf uur weg moet. Dan is er geen ruimte voor vijf vragen. Stel er één, de vraag die het meest uitmaakt. Meestal is dat welk deel in elk geval anders moet. De rest bespreek je na de deadline.

Als de feedback botst met wat eerder gevraagd werd

Het komt voor dat de feedback van vandaag ingaat tegen een eerdere vraag. Vorige maand moest alles in het rapport, nu is het te lang. Wijs daar niet meteen op. "Vorige maand wilde je juist alles erin" klopt misschien, en toch hoort de ander vooral dat hij zichzelf tegenspreekt. Vraag liever voor wie het stuk nu bedoeld is en welke delen korter kunnen. Vaak is de lezer veranderd, en dan verklaart dat het verschil zonder dat iemand gelijk hoeft te krijgen.

Als je het er niet mee eens bent

Ook dan begin je met vragen. Pas als je weet welk moment de ander bedoelt, kun je zeggen hoe jij het zag. "Bij die offerte heb ik bewust gewacht op de nieuwe prijslijst. Ik hoor graag of je liever had gehad dat ik de oude alvast stuurde." Zo geef je jouw kant, en vraag je meteen wat de ander voortaan wil. Uit het antwoord hoor je of het om het wachten ging of om iets anders.

Oefenen met feedback ontvangen

Op de pagina Feedback ontvangen zonder in de verdediging te schieten staan vier situaties om zelf te proberen, elk met de uitleg erbij. Skillido heeft een gratis test feedback geven met korte werksituaties, waaronder feedback die je zelf krijgt. In de training Feedback geven en ontvangen heeft het onderdeel Feedback ontvangen 24 situaties, van een collega, een klant of een leidinggevende, en na elk antwoord lees je waarom het beste antwoord het beste is. De uitslag zegt hoe je die dag de situaties las.