Een open sollicitatie schrijven, met voorbeeld

Je fietst elke ochtend langs een bedrijf waar je zou willen werken. Op hun site staan vier vacatures, en geen ervan is voor jou. Je kunt wachten tot er een verschijnt. Je kunt ook een brief sturen aan degene die er de afdeling leidt.

Dat tweede heet een open sollicitatie. Het is meer werk dan reageren op een vacature, want alles wat een vacaturetekst normaal voor je regelt, moet je nu zelf uitzoeken. Dit artikel laat zien wat dat is, aan wie je schrijft en hoe de brief eruitziet, met een voorbeeld dat per alinea is toegelicht.

Wat een open sollicitatie is

Bij een gewone sollicitatie heeft de werkgever een plek en zoekt hij iemand. Bij een open sollicitatie is het omgekeerd. Jij hebt iets te bieden en zoekt er een plek voor, bij een bedrijf dat daar op dat moment niet om vraagt. De lezer zit dus niet te wachten op je brief, en hij heeft geen lijst met eisen om je naast te leggen.

Dat klinkt als een nadeel, en het heeft een andere kant. Er ligt geen stapel van honderd brieven naast de jouwe. Een leidinggevende die een goede brief krijgt van iemand die zijn afdeling kent, bewaart hem vaak voor het moment dat er iemand vertrekt of een project binnenkomt. Hoe vaak dat tot een baan leidt, weet niemand, en wie er een percentage bij noemt, heeft het verzonnen.

Wanneer het zin heeft

Een open sollicitatie werkt het best als je precies weet welk werk je zoekt en bij welk soort bedrijf. Wie "iets met communicatie" wil, kan dat een lezer niet uitleggen. Wie nieuwsbrieven schrijft voor zorginstellingen en bij een bureau wil werken dat alleen voor de zorg werkt, kan het in een zin.

Het helpt als er een aanleiding is. Een bedrijf dat een vestiging opent, een opdracht binnenhaalt of een nieuwe dienst begint, heeft straks mensen nodig, ook als de vacatures er nog niet staan. Kleine bedrijven plaatsen bovendien lang niet elke functie online. Bij een organisatie die alles via een vast formulier laat lopen, kom je met een losse brief minder ver; kijk daar of de site een knop voor open sollicitaties heeft.

Wat de brief nu zelf moet doen

Een vacature neemt je veel werk uit handen. Hij noemt de rol, de eisen, de lezer en de datum. Zonder vacature moet je brief dat allemaal zelf doen. De tabel zet de twee naast elkaar.

Aan wie je schrijft

Schrijf aan het hoofd van de afdeling waar je wilt werken. Die kent het werk, weet wie er volgend jaar met pensioen gaat en kan beoordelen wat jij toevoegt. Een mail aan het algemene adres komt bij iemand die niet weet waar hij hem heen moet sturen. Een brief aan de directeur van een groot bedrijf belandt bij een secretariaat.

De naam vind je vaak op de site, onder "team" of "over ons", of in een nieuwsbericht over een project. Staat hij nergens, bel dan en vraag wie de afdeling leidt en hoe je die naam schrijft. Dat telefoontje duurt een minuut. Een brief met een verkeerd gespelde naam begint slechter dan een brief zonder naam.

De vier dingen die erin staan

Een open sollicitatie is korter dan een gewone brief, omdat de lezer er geen tijd voor heeft ingepland. Vier alinea's zijn genoeg.

1. De aanleiding en de rol. Waarom je nu schrijft, en welk werk je zoekt. Noem de functie, en als het kan de uren.
2. Wat je meebrengt. Een voorval uit je werk dat past bij wat deze afdeling doet. Meer dan een of twee hoeft niet.
3. Waarom deze afdeling. Iets wat je kunt aanwijzen en wat bij een ander bedrijf niet zou kloppen.
4. Een kleine vraag. Een kennismaking van een kwartier is makkelijker toe te zeggen dan een baan.

Wat er niet in hoort, is de vraag wat er voor je zou kunnen passen. Daarmee leg je jouw huiswerk bij de lezer neer. Hij moet dan je cv naast zijn afdelingen leggen, en dat doet hij voor een onbekende niet.

Het voorbeeld

Yusuf Demir is werkvoorbereider bij een aannemer en wil bij een ingenieursbureau werken. Er staat geen vacature open. In het nieuws las hij dat het bureau een dijkversterking gaat ontwerpen, en op de site vond hij de naam van het hoofd waterbouw. De toon van die site is informeel, dus hij schrijft in de je-vorm, met mevrouw en haar achternaam in de aanhef omdat ze elkaar niet kennen.

De brief telt ruim honderddertig woorden. Er staat een aanleiding in, een rol met uren, een voorval en een reden voor dit bureau. De schrijver noemt zelf dat er geen vacature is, zodat de lezer dat niet hoeft te melden, en hij vraagt om een kwartier. Dat hij aankondigt te bellen, haalt het werk bij haar weg.

Het cv erbij

Stuur je cv mee als pdf, met je naam in de bestandsnaam. Stem het af zoals je dat bij een vacature zou doen: de feiten blijven gelijk, de nadruk verschuift naar het werk dat bij deze afdeling past. Een profiel van twee regels bovenaan helpt hier extra, omdat de lezer geen vacature heeft om je cv naast te leggen. Zet er je vak, je jaren en de rol die je zoekt in.

Nabellen, een keer

Hoor je niets, dan bel of mail je een keer na. Wacht ruim een week, of houd je aan de dag die je in je brief noemde. Vraag of de brief is aangekomen en of een kort gesprek past. Krijg je te horen dat er nu geen plek is, bedank dan en vraag of je over een half jaar nog eens mag schrijven. Een tweede en derde telefoontje maken van belangstelling een last.

Wordt het een gesprek, bereid het dan voor als elk ander. Zoek drie voorvallen uit je werk die bij de afdeling passen en vertel ze volgens de STAR-methode. Verwacht ook de vraag waarom je juist hier schreef, want die komt bij een open sollicitatie altijd.

Wat er met je brief gebeurt

Een brief met je naam, je werk en je telefoonnummer bevat persoonsgegevens, ook als je hem ongevraagd stuurt. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat het gebruikelijk is dat een werkgever de gegevens van een sollicitant die de functie niet krijgt, uiterlijk vier weken na het einde van de procedure verwijdert. Wil je dat het bedrijf je brief bewaart voor als er later iets vrijkomt, zeg dat er dan bij. De toezichthouder noemt daar een grens voor: 'Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.'

Een kopie van je paspoort of je burgerservicenummer hoort er niet bij. Volgens dezelfde pagina mag een werkgever die pas vragen als je in dienst komt.

Vier manieren waarop het misgaat

• De brief past bij elk bedrijf. Staat er geen zin in die alleen hier klopt, dan leest hij als een rondzendbrief.
• De rol ontbreekt. "Ik ben breed inzetbaar" laat de lezer raden waar hij je zou moeten neerzetten.
• Hij is te lang. Een hele levensloop in vier pagina's leest een onbekende niet.
• Hij gaat naar het verkeerde adres. Het algemene adres of de directeur, terwijl de naam van het afdelingshoofd op de site stond.

Oefenen met de brief

Of een zin over dit bedrijf gaat of over elk bedrijf, zie je bij een ander sneller dan bij jezelf. In de gratis sollicitatietest van Skillido speel je vijf korte rondes, van de vacature tot het aanbod. De training Solliciteren heeft een onderdeel over de brief, met een stapel waarin je precies dat sorteert. Een gewone brief op een vacature staat uitgewerkt in het voorbeeld van een motivatiebrief.