Motivatiebrief: een voorbeeld, alinea voor alinea
Een motivatiebrief beantwoordt twee vragen: waarom wil je deze functie, en wat breng je mee. Een goede brief past op één pagina en heeft vijf alinea's: een opening met iets wat de lezer nog niet wist, twee alinea's met een eis uit de vacature en een voorval uit je werk dat erbij past, een reden waarom je bij dit bedrijf wilt werken, en een slot dat om een gesprek vraagt. Hieronder staat een uitgewerkt voorbeeld met uitleg per alinea.
Bijgewerkt op door De redactie van Skillido
Het is zondagavond en de vacature sluit morgen. Je hebt een leeg document open en typt "Hierbij solliciteer ik naar". Daarna blijft het stil. Je zoekt een voorbeeld, vindt er tien, en ze beginnen allemaal met dezelfde zin als de jouwe.
Een voorbeeldbrief helpt, zolang je weet waarom hij zo in elkaar zit. Wie hem overtypt en de namen vervangt, stuurt een brief die de lezer al kent. Dit artikel geeft daarom een brief met bij elke alinea de reden erachter. Daarna volgen de zinnen die je beter schrapt, de toon, de mail erbij en wat je doet met een concept van een AI-assistent.
Wat een motivatiebrief moet doen
Een lezer met een stapel brieven wil twee dingen weten. Hij wil weten waarom je deze functie wilt, en wat je meebrengt dat bij de vacature past. De rest staat op je cv, en daar hoort het ook. Een brief die elke baan van je cv navertelt, laat vooral zien dat de schrijver niet kon kiezen.
Kiezen doe je met de vacature ernaast. Streep de twee of drie eisen aan die het zwaarst wegen, meestal de bovenste van de lijst. Zoek bij elke eis een moment uit je werk waarop je hem liet zien. Die voorvallen zijn de kern van je brief. Een voorval overtuigt meer dan een eigenschap, omdat de lezer de conclusie dan zelf trekt.
De opbouw in vijf alinea's
- De opening. Een zin die de lezer nog niet kende, en daarna pas voor welke functie je schrijft.
- De eerste eis. Een eis uit de vacature, met een voorval uit je werk dat erbij past.
- De tweede eis. Hetzelfde, met een ander voorval. Een derde mag als de pagina het toelaat.
- Waarom dit bedrijf. Een reden die je kunt aanwijzen, zoals een zin uit hun vacature of iets wat ze doen.
- Het slot. Je wilt een gesprek, en je zegt wanneer je bereikbaar bent.
Het voorbeeld
De brief hieronder is geschreven voor een verzonnen vacature. Een energiebedrijf zoekt een medewerker klantcontact die rustig blijft als het druk is en nieuwe collega's wegwijs maakt. In de vacature staat dat een klant altijd dezelfde medewerker terugkrijgt, en de contactpersoon heet Karin de Wit.
- AanhefBeste Karin,De vacature noemt Karin de Wit als contactpersoon en is in de je-vorm geschreven. De aanhef volgt allebei.
- OpeningVorig jaar handelde ik aan de servicedesk van een energieleverancier zo'n zestig telefoontjes per dag af, en de lastigste waren mijn favoriete. Daarom reageer ik op jullie vacature voor medewerker klantcontact.De eerste zin vertelt iets wat Karin nog niet wist. Dat de schrijver solliciteert, staat in het onderwerp van de mail en komt hier pas als tweede.
- Eerste eisJullie zoeken iemand die rustig blijft als het druk is. Tijdens de storing van maart stond de wachtrij op veertig bellers. Ik stelde met twee collega's een vaste eerste zin op, zodat elk gesprek een minuut korter werd, en bleef die dag tot de rij leeg was.Een eis uit de vacature, letterlijk genoemd, met een voorval ernaast. Het woord stressbestendig komt er niet in voor; de storing zegt het.
- Tweede eisIn de vacature staat ook dat je nieuwe collega's wegwijs maakt. Het afgelopen jaar werkte ik er drie in. Voor hen schreef ik een kaart met de tien vragen die we het vaakst krijgen, en die kaart ligt nu bij iedereen op het bureau.Het tweede voorval heeft een resultaat zonder getal dat gemeten moest worden: de kaart wordt gebruikt.
- Waarom dit bedrijfJullie schrijven dat een klant bij jullie altijd dezelfde medewerker terugkrijgt. Zo werk ik het liefst, omdat je een probleem dan afmaakt.De reden wijst een zin uit de vacature aan. Wissel de bedrijfsnaam en deze alinea klopt niet meer, en dat is de toets.
- SlotIk vertel er graag meer over in een gesprek. Je bereikt me op werkdagen na vier uur.Het slot zegt wat de schrijver wil en wanneer hij bereikbaar is. Geen smeekbede en geen termijn.
- GroetMet vriendelijke groet, Sanne VerbeekNaam eronder, telefoonnummer en mailadres staan in de kop van de brief en op het cv.
De brief, Sanne Verbeek, Karin de Wit, het bedrijf en alle getallen zijn door de redactie verzonnen. Neem de opbouw over en nooit de zinnen: het zijn voorvallen van iemand die niet bestaat.
De brief telt ongeveer honderdzeventig woorden en past ruim op een pagina. Er staat geen enkele eigenschap in. Nergens schrijft Sanne dat ze klantgericht, flexibel of een teamspeler is, en toch weet je na het lezen dat ze alle drie is. Er staan drie getallen in die ze kan uitleggen als iemand ernaar vraagt: zestig telefoontjes, veertig bellers en drie collega's.
Zes zinnen die je schrapt
Sommige zinnen staan in zoveel brieven dat een lezer er overheen leest. Je herkent ze aan een eenvoudige proef. Zet de zin in de brief van een kok, een jurist of een lasser. Klopt hij daar ook, dan zegt hij over jou niets. In de tabel staat links zo'n zin en rechts wat ervoor in de plaats kan komen.
| De zin | Wat eraan schort | Wat ervoor in de plaats komt |
|---|---|---|
| Hierbij solliciteer ik naar de functie van planner. | Vertelt wat het onderwerp van de mail al zei. | Veertig ritten per week plannen zonder lege wagens: dat doe ik nu drie jaar. |
| Ik ben stressbestendig en flexibel. | Een eigenschap zonder bewijs, die elke kandidaat kan opschrijven. | Tijdens de stroomstoring hield ik in mijn eentje de balie open. |
| Jullie zijn een toonaangevend en innovatief bedrijf. | Lof die op elk bedrijf past. | Jullie repareren liever dan dat jullie vervangen; dat deed ik zes jaar bij klanten thuis. |
| Ik heb helaas geen ervaring met subsidieaanvragen. | Opent met een tekort en een excuus. | Subsidies vroeg ik nog niet aan; wel schreef ik drie projectplannen met een begroting. |
| Ik ben ervan overtuigd een waardevolle bijdrage te kunnen leveren. | Een belofte zonder inhoud. Zo eindigen ook de meeste concepten van een AI-assistent. | Vorig jaar plande ik 420 verhuizingen, en dat werk zoek ik bij jullie. |
| Ik hoop dat u mij ondanks mijn leeftijd een kans geeft. | Geeft de lezer een bezwaar dat hij misschien niet had. | Ik licht mijn brief graag toe in een gesprek. |
De tabel is door de redactie samengesteld uit de opgaven van de training Solliciteren. De voorvallen zijn verzonnen.
De toon volgt de vacature
De toon van de vacature is de toon die het bedrijf zelf kiest, en die neem je over. Begint de tekst met "Wil jij ons team versterken" en tekent de contactpersoon met zijn voornaam, dan past een aanhef met "Beste" en die voornaam. Wie daar met "Geachte heer of mevrouw" op antwoordt, slaat de naam over die er gewoon stond. Is de vacature in de u-vorm, dan schrijf je "Geachte" met de achternaam.
Informeel is nog geen slordig. Hele zinnen en gewone woorden blijven, en afkortingen uit een chat horen er niet in. Wissel je en u ook niet af, want dat leest als twee brieven die aan elkaar zijn geplakt.
Maak jezelf niet kleiner en niet groter
Een zin die begint met wat je niet bent, geeft de lezer een reden om nee te zeggen die hij zelf nog niet had bedacht. Mis je een wens uit de vacature, noem dat dan in een halve zin en geef de andere helft aan wat er het dichtst bij komt. Een projectplan met een begroting is het grootste deel van een subsidieaanvraag, dus daar kan de lezer mee verder.
Groter maken werkt net zo slecht. "Ruime ervaring" na vier maanden vervangen klopt niet met wat je oude werkgever bij navraag zegt. Vier maanden je teamleider vervangen is een feit, en als de vacature om enige ervaring met leidinggeven vraagt, is dat feit genoeg.
De mail erbij
Stuur je de brief en je cv als bijlagen, dan is de mail de envelop. Drie zinnen volstaan, met de functie, de bijlagen en hoe je bereikbaar bent. In de onderwerpregel zet je de functie en het vacaturenummer, zodat de ontvanger weet in welke map de mail hoort. Geef de bestanden een naam met "cv" of "brief" en je eigen naam, en sla ze op als pdf. Hoe je de regels van je cv schrijft, is een verhaal apart; een voorval in vier delen vertellen staat in de STAR-methode.
Een concept van een AI-assistent
Een AI-assistent schrijft in een halve minuut een brief zonder taalfouten. Hij kent jouw werk alleen niet, dus hij vult aan wat goed klinkt. Vier jaar ervaring wordt tien, en het bedrijf heet ineens marktleider. Onder de brief staat jouw naam, dus jij loopt elk jaartal, elke titel en elke bewering over het bedrijf na.
Schrap daarna de zinnen die op elke brief passen en zet er een voorval uit je eigen werk voor in de plaats. Lees de brief ten slotte hardop. Een zin die je niet hardop zou zeggen, kun je in een gesprek ook niet toelichten, en de commissie vraagt door op wat je schreef. Staat in de vacature dat brieven van een AI terzijde worden gelegd, dan is dat een voorwaarde. Een korte brief van eigen hand voldoet dan wel, want om lengte vroeg niemand.
Voor je op verzenden drukt
- Klopt de naam van het bedrijf overal, ook in de alinea's die je hergebruikte.
- Staat bij elke eigenschap een voorval, of is de eigenschap geschrapt.
- Past de brief op een pagina zonder dat je de letters verkleinde.
- Heeft een ander hem gelezen. Je eigen spelfouten zie je slecht.
- Hangen de bijlagen aan de mail, en ben je voor de sluitingsdatum.
Oefenen met zinnen kiezen
Het verschil tussen een bewering en een voorval zie je snel bij een ander en langzaam bij jezelf. In de gratis sollicitatietest van Skillido speel je vijf korte rondes, waarvan een over de brief. De training Solliciteren heeft een heel onderdeel over de motivatiebrief en de mail erbij, met opgaven waarin je een cliché aan een voorval koppelt en een brief van vierhonderd woorden terugbrengt tot wat telt. Is er geen vacature en wil je toch schrijven, lees dan hoe je een open sollicitatie schrijft.
Probeer er een uit de training
De vacature voor een servicedesk vraagt iemand die rustig blijft als het druk is. Jij werkte tijdens een grote storing in maart.
Welke zin zet je in je brief?
- "Ik ben zeer stressbestendig, flexibel en ga geen uitdaging uit de weg."
- "Tijdens de storing van maart handelde ik in één dienst zestig telefoontjes af."
- "Tijdens elke storing ben ik de rots in de branding van onze dienst."
- "Stress is voor mij geen probleem; ik presteer juist op mijn allerbest onder druk."
Bekijk het antwoord
"Tijdens de storing van maart handelde ik in één dienst zestig telefoontjes af." Een voorval met een dag en een aantal laat de lezer zelf concluderen dat je rustig blijft, en die conclusie gelooft hij eerder dan jouw woord. "Stressbestendig" schrijft iedereen, ook wie het niet is. Een rots in de branding is een beeld, en een beeld kan de lezer niet nagaan. Dat je onder druk op je best bent, is een bewering die om een voorbeeld vraagt en er geen geeft.
Verantwoording
De regels in dit artikel komen uit de les en de opgaven van de training Solliciteren. Het zijn regels waar loopbaanadviseurs en recruiters het breed over eens zijn. Cijfers over hoe lang een brief gelezen wordt, staan er met opzet niet in, omdat wij daar geen bron voor kunnen aanwijzen. De voorbeeldbrief en alle voorvallen zijn verzonnen. Klopt er iets niet, mail dan naar hallo@skillido.com.