Wollige woorden en wat je ervoor in de plaats zet

Een mail over een teamuitje heeft vijf zinnen. De eerste noemt de dag en de plaats. De tweede zegt dat het een dag wordt waarop het team samen op pad gaat. De derde luidt 'In het kader van een soepele organisatie is het belangrijk om te benadrukken dat de bus om 8.30 uur vertrekt vanaf kantoor.' Daarna volgen het programma en de vraag naar dieetwensen.

De derde zin is het wolligst, en wie snel inkort, haalt hem als eerste weg. Dan is ook de vertrektijd weg, de enige in de hele mail. De zin die weg kan, is de tweede: die herhaalt de eerste. De derde herschrijf je tot 'De bus vertrekt om 8.30 uur vanaf kantoor.'

Wollig is dus niet hetzelfde als leeg. Hieronder staan drie soorten wendingen die je in zakelijke mails vaak tegenkomt, met wat je met elke soort doet, en een tabel met achttien voorbeelden.

Een lege aanloop kan weg

Een lege aanloop staat vóór de eigenlijke mededeling en kondigt hem alleen aan. Hierbij laat ik je weten dat, graag informeer ik je dat, zoals eerder aangegeven. Haal je zo'n aanloop weg, dan begint de zin bij de inhoud en verandert er verder niets. Dat is de toets: lees de zin zonder de aanloop en kijk of hij nog hetzelfde zegt.

Een aanloop die aankondigt dat iets belangrijk is, valt hier ook onder. Een mail die met zo'n aanloop zegt dat de kantine om 14.00 uur sluit, zegt hetzelfde als de kantine sluit om 14.00 uur. Is iets echt belangrijk, zet het dan bovenaan. Daar ziet de lezer het eerder dan aan een aankondiging.

Een omslachtige wending vervang je

Een omslachtige wending gebruikt drie of vier woorden waar één woord volstaat. Op dit moment is nu, in de nabije toekomst is binnenkort, indien is als en reeds is al. Hier schrap je niet, je ruilt. De betekenis blijft gelijk en de zin wordt korter.

Een bijzonder geval is een zelfstandig naamwoord dat een werkwoord verstopt. Taaladvies.net geeft in zijn advies over naamwoordstijl het voorbeeld 'We willen graag deze week komen tot afhandeling van de klacht.' naast 'We willen de klacht graag deze week afhandelen.' Meer over zulke zinnen staat op Taalniveau B1: wat het is en hoe je zo schrijft.

Let bij het ruilen op het woord dat je kiest. In verband met de verbouwing is de balie dicht, wordt door de verbouwing is de balie dicht. In verband met je aanvraag stuur ik een formulier, wordt voor je aanvraag stuur ik een formulier. Met het verkeerde korte woord klopt de zin niet meer.

Een voorbehoud laat je staan

Sommige wendingen lijken vulsel en zeggen toch iets. In principe betekent dat er uitzonderingen zijn. Naar verwachting betekent dat het niet zeker is. Voor zover mogelijk betekent dat het misschien niet lukt. Schrap je zo'n woord, dan verandert een voorzichtige mededeling in een belofte. De werkplaats is in principe op zaterdagochtend open, wordt dan de werkplaats is op zaterdagochtend open, en wie op een zaterdag voor een dichte deur staat, kreeg een belofte die niet klopte.

Een voorbehoud mag je wel preciezer maken. Op zaterdagochtend is de werkplaats open, behalve in de zomervakantie, zegt meer dan in principe, en is even voorzichtig. Weet je de uitzondering niet, laat het voorbehoud dan staan.

Twee keer hetzelfde zeggen

Naast losse wendingen is er herhaling. Op woordniveau heet dat een tautologie, die volgens Taaladvies.net 'een begrip tweemaal of meerdere malen' noemt, zoals onmiddellijk en meteen of niettemin toch. Taaladvies.net schrijft erbij: 'Dit overtollige woordgebruik is niet altijd een stijlfout: soms is er bewust voor gekozen en heeft het een stilistische functie.' In een zakelijke mail is dat zelden zo, en dan kan een van de twee woorden weg.

Op zinsniveau is het de tweede zin van de mail over het teamuitje, die de eerste in andere woorden herhaalt, of een slotzin die alles nog eens samenvat terwijl de mail vijf regels lang is. Zulke zinnen kun je schrappen zonder dat er informatie verloren gaat.

Wollig is geen bewijs van AI

In AI-concepten staan zulke wendingen ook vaak, naast opsommingen van drie abstracte woorden en een slotzin die alles nog eens samenvat. Wollig taalgebruik is geen bewijs dat een tekst met AI is gemaakt. Ambtelijke brieven stonden er al vol mee voordat er AI-assistenten waren. Of een zin weg kan, hangt af van wat hij zegt, en wie hem schreef, maakt voor die vraag niet uit. Hoe je een AI-concept nakijkt op fouten in de inhoud, staat in Een AI-concept nakijken in vier vragen.

Zo kort je een mail in zonder iets kwijt te raken

1. Zoek de zinnen met een datum, tijd, bedrag, naam of voorwaarde. Die blijven, hoe wollig ze ook zijn.
2. Schrap de zinnen die alleen herhalen wat er al staat.
3. Haal de lege aanlopen weg, zodat elke zin bij de inhoud begint.
4. Vervang omslachtige wendingen door het korte woord.
5. Lees elk voorbehoud nog een keer en laat het staan, of zeg erbij wanneer het niet geldt.
6. Leg de nieuwe versie naast de oude en kijk of er geen datum, voorwaarde of voorbehoud is verdwenen.

Oefenen met wollige zinnen

Skillido heeft een gratis test met vijf onderdelen over mailconcepten. Het tweede gaat over wollige zinnen, en ook daar is de wolligste zin niet altijd de zin die weg kan. In de training van dertig dagen lees je na elk antwoord waarom de ene versie beter werkt dan de andere. Je oefent hier helder schrijven en nakijken. Meer beloven wij niet.

Hoe je een mail opbouwt, met de kern bovenaan, staat op Een zakelijke mail schrijven. Voor spelling en komma's is er de training Spelling en leestekens, en alle tests over taal staan onder Taal en lezen.