Som of Aantal in een draaitabel

Je maakt een draaitabel van de verkopen van deze maand, met de regio in Rijen en het bedrag in Waarden. Je verwacht de omzet per regio te zien, en je krijgt Noord 3, Zuid 3, Eindtotaal 6. Dat zijn geen bedragen. Bovenaan de kolom staat Aantal van Bedrag, en de draaitabel heeft geteld hoeveel verkopen er per regio zijn.

Som en Aantal zijn twee manieren om dezelfde kolom samen te vatten, en ze beantwoorden een andere vraag. Hieronder staat eerst wat elk van de twee uitrekent, op een lijst van zes regels, dan wanneer je welke kiest, en daarna waarom een draaitabel soms zelf voor Aantal kiest en hoe je dat omzet.

Wat Som en Aantal uitrekenen

Neem een lijst met zes verkopen. Elke regel heeft een regio en een bedrag.

• Noord, 420
• Zuid, 310
• Noord, 515
• Zuid, 275
• Noord, 315
• Zuid, 395

Som van Bedrag telt per regio de bedragen op. Voor Noord is dat 420 + 515 + 315 = 1.250, voor Zuid 310 + 275 + 395 = 980. Aantal van Bedrag telt per regio de regels waarin een bedrag staat, en dat zijn er bij allebei drie. De hoogte van de bedragen doet er voor Aantal niet toe; een verkoop van 5 euro telt even zwaar als een van 500.

Gemiddelde is de derde keuze die je vaak nodig hebt, en die is Som gedeeld door Aantal: 1.250 gedeeld door 3 geeft voor Noord gemiddeld 416,67 per verkoop. De tabel zet de drie naast elkaar.

Wanneer je Som kiest

Som hoort bij elke vraag die met hoeveel bij elkaar begint. De omzet per regio, de kosten per afdeling, het aantal verkochte stuks per product als dat aantal in een kolom staat, de uren per medewerker. Het veld in Waarden is dan een kolom met getallen die je wilt optellen.

Wanneer je Aantal kiest

Aantal hoort bij elke vraag die met hoe vaak begint. Hoeveel bestellingen elke klant plaatste, hoeveel klachten er per maand binnenkwamen, hoeveel verkopen elke verkoper deed. Je telt dan regels, en het veld in Waarden mag elke kolom zijn die in elke regel gevuld is. Ook een kolom met namen of datums werkt, want Aantal telt alleen of er iets staat.

Aantal telt regels en geen verschillende waarden. Staat dezelfde klant vier keer in de lijst, dan telt Aantal vier. Wil je weten hoeveel verschillende klanten er zijn, zet dan Klant in Rijen en tel hoeveel regels er boven Eindtotaal staan.

Waarom er vanzelf Aantal staat

Meestal kies je Aantal niet zelf. Microsoft schrijft op de helppagina over draaitabellen dat velden in het waardegebied 'standaard weergegeven als een SOM' worden, en vervolgt: 'Als uw gegevens als tekst worden geïnterpreteerd in Excel, worden de gegevens weergegeven als een AANTAL.' Dezelfde pagina noemt het daarom 'heel belangrijk dat u de gegevenstypen voor waardevelden niet combineert'.

Een bedragkolom wordt tekst als er ergens een woord in staat, zoals n.v.t., of als bedragen uit een ander systeem zijn geplakt met een euroteken of een punt als decimaalteken. Het programma ziet dan geen getallen meer en valt terug op tellen. Haal de tekst weg of zet de kolom om naar getallen, en vernieuw daarna de draaitabel.

Van Aantal naar Som

In Excel open je bij het veld in Waarden de Waardeveldinstellingen en kies je onder Waarden samenvatten op de berekening. Microsoft wijst erop dat de naam van het veld daarbij meeverandert, bijvoorbeeld in 'Som van veldnaam'. In Google Sheets klik je in het zijvenster naast Waarden op het veld en kies je bij Samenvatten op de berekening, zoals Google op zijn helppagina over draaitabellen beschrijft.

Lees daarna de kop van de kolom terug. Staat er Som van Bedrag, dan zijn de getallen totalen. Staat er nog steeds Aantal van, dan leest het programma de kolom nog als tekst.

Eindtotaal lezen

Het eindtotaal volgt de berekening in Waarden. Bij Som is het de omzet van alles samen, in het voorbeeld 2.230. Bij Aantal is het het totale aantal regels, 6. Bij Gemiddelde is het het gemiddelde over alle regels, 371,67, en dat is iets anders dan het gemiddelde van de twee regiogemiddelden.

Oefenen met draaitabellen

Skillido heeft een gratis test met korte vragen over formules, opzoeken en draaitabellen. Hoe je een draaitabel opzet, met de vier vlakken, staat op Een draaitabel maken en lezen. In de training Spreadsheets: formules en draaitabellen gaan vierentwintig vragen over draaitabellen, waarvan een deel over deze keuze.