Een draaitabel maken en lezen

Eerst de lijst

Een draaitabel is zo goed als de lijst eronder. Microsoft zet op de helppagina over draaitabellen drie eisen neer. De gegevens staan in kolommen met één rij veldnamen, er zitten geen lege rijen of kolommen in, en elke kolom heeft één soort gegevens, dus geen datums en tekst door elkaar. Google vraagt op zijn helppagina hetzelfde in vier woorden: elke kolom moet een kop hebben.

Let ook op hoe namen getypt zijn. Staat een plaats één keer als "Vlietdam" en één keer als "Vlietdam " met een spatie erachter, dan krijgt hij twee regels in de draaitabel. En zet geen totaalregel onder de lijst, want die telt de draaitabel als gewone regel mee.

Welk veld in welk vlak

Een draaitabel heeft vier vlakken. In Rijen komt wat je onder elkaar wilt zien, in Kolommen wat je naast elkaar wilt zien, in Waarden het getal dat je optelt of telt, en in Filters een veld waarmee je een deel van de lijst kiest. Volgens Microsoft zet het programma een veld met tekst standaard in Rijen en een veld met getallen in Waarden, maar je kunt elk veld zelf verslepen. Begin bij de vraag die je wilt beantwoorden. De tabel hieronder geeft vijf vragen aan een verkooplijst met Datum, Regio, Verkoper, Product en Bedrag.

De tabel is door de redactie samengesteld. Bij de vierde vraag kies je in het filter de regio Noord.

Som of Aantal

In Waarden staat altijd een berekening voor de veldnaam, zoals Som van Bedrag of Aantal van Bedrag. Som telt de bedragen op, Aantal telt hoeveel regels er een bedrag hebben. Microsoft schrijft dat een getallenveld standaard als Som verschijnt, en als Aantal zodra het programma de gegevens als tekst leest. Staat er in de kop Aantal van Bedrag terwijl je de omzet wilt zien, dan zet je de berekening om naar Som. Dat is vraag 2 hierboven. Wanneer je welke kiest, staat in Som of Aantal in een draaitabel.

Een draaitabel lezen

Elke cel in het midden van een draaitabel hoort bij één rij en één kolom. Staat Regio in Rijen en Product in Kolommen, dan is de cel bij Noord en Thee de omzet van thee in Noord. De regel Eindtotaal onderaan telt de kolom op, de kolom Eindtotaal rechts telt de rij op, en de cel rechtsonder is het totaal van alles. Kijk bij het lezen eerst naar de kop in Waarden. Een 3 bij Aantal van Bedrag betekent drie regels, en geen drie euro.

Vernieuwen na een wijziging

Een draaitabel rekent niet vanzelf opnieuw als je de lijst aanpast. Microsoft schrijft dat je na nieuwe gegevens in de bron de draaitabel moet vernieuwen. Typ je een nieuwe regel onder het bronbereik, dan helpt vernieuwen alleen als je ook het bereik uitbreidt. Bij een opgemaakte tabel als bron komen nieuwe rijen er volgens dezelfde pagina bij het vernieuwen vanzelf bij. Vraag 3 laat zien wat er gebeurt als je dat vergeet.

Verder oefenen

In de gratis test zitten drie vragen over draaitabellen, naast twaalf over verwijzingen, ALS, opzoeken en foutmeldingen. Een ronde van vijf vragen uit alle onderdelen staat op Excel-formules oefenen: 5 vragen om te beginnen. Wat er in de training van dertig dagen zit, lees je bij Spreadsheets: formules en draaitabellen.

Bronnen

• Microsoft Support, Een draaitabel maken om werkbladgegevens te analyseren
• Help voor Google Documenten-editors, Draaitabellen maken en gebruiken